仕組みで売れる体制づくり「営業の成約達人」の仕組みの作り方-第161話 営業日報で成果を出すために効果を発揮するちょっとした質問のコツ
「営業日報が上手く活用できているようで、できていません」
営業リーダー以上の役職の方からよく聞く言葉です。
違う言葉で表現すれば、営業日報が単なる報告書で終わっているとうことです。
厳しい言葉で表現すれば、単なる記録書になっているだけです。
そう、１日の活動の記録書です。
以下の話は、日報が単なる記録書になっていたＡ社での事例です。このような傾向になっていないかセルフチェックをしてみてください。
Ａ社では、日報が記録書になっていたので、日報を通じての部下とのコミュニケーションは、皆無でした。あくまでも日報を通じてのコミュニケーションです。
このままでは日報が活用されていないことから、経営陣が日報の活動記録を吸い上げて行動管理システムに組み込み、営業活動を数値で分析をして営業スタッフにダメ出しを行うようになりました。
一見、日報の記録書を行動管理システムに組み込むことで活用できているように思えますが、実は、ここに大きな落とし穴がありました。
どんな落とし穴かというと、日報が単なる記録書になっていたので、実際の営業活動の内容に嘘の報告が含まれていたのです。
どのような嘘か・・・。
●訪問していない新規顧客を訪問したようになっている・・・。
●見積もりを提出していないのに提出したようになっている・・・。
●競合に負けて失注しているのに、失注していないようになっている・・・。
なぜ、このようなことが起きているかというと、営業リーダーが行動管理システムから吸い上げたデータを分析してアドバイスするようになったからです。
このアドバイスも営業現場を理解した上でのアドバイスなら良いのですが、行動管理システムから吸い上げたデータのみで叱咤激励を行っていました。
「新規開拓の訪問量をもっと増やせ」、「見積もり枚数をもっと増やせ」等の一方通行のコミュニケーションです。
日報も営業リーダーとのコミュニケーションをとっていれば良いのですが、Ａ社では、単なる記録書になっていたので、現実は、営業担当者が虚偽の記録を日報にしていたのです。
虚偽の記録をしている理由は、行動管理システムの分析で、大きな問題点の指摘をもらわないようにするためです。
このようなことが起こっているのに、営業リーダーは、行動管理システムから吸い上げたデータを一生懸命に分析して、一方通行の部下指導を行っていました。
部下の方も虚偽のデータと分かっていながら、営業リーダーのアドバイスを聞いているフリをしていました。聞いているフリをすれば怒られないからです。
虚偽のデータをいくら分析しても、無意味なことは言うまでもありません。（現実のデータが不正確なためです）
コラム読者の方は大丈夫だと思いますが、日報が単なる記録書になって、このデータを行動管理システムで分析を行っている会社では、Ａ社と同じことが起こっているのではと危惧しています。（虚偽の報告の分析をしていることです）
では、日報を少しでも機能するにはどうすれば良いでしょうか。
本来であれば、日報の目的とその目的に沿った日報のフォーマットの話をしたいのですが、今回は、誰でもすぐにできて、日報が活用できる方法の話をします。
一番簡単な方法は、日報を通じてコミュニケーションを取ることです。
当たり前のことを言っています。
でも、このコミュニケーションが取れているようで取れていないのが実情です。
その理由のひとつとして、部下が１日に訪問した企業の全てにコミュニケーションを取ると時間が膨大にかかるからです。ましてや、プレイングマネジャーの方が多い中、部下全員に１日の行動全てをヒアリングの時間を確保することは困難です。
「ヒアリング時間をなくすために、日報をつけさせて、営業リーダーに目を通させて気になったところをアドバイスするようにしているのだよ」という経営幹部の声が聞こえてきそうです。
でも、日報が営業リーダーが目を通すだけのコミュニケーションの無い、一方通行の記録書になっていれば、真実の内容になっていない恐れがあります。
では、どうすれば良いのか。
日報で気になる会社を１日１社取り上げて、たった２つの質問を営業スタッフにすることをお勧めします。
●「今日訪問した、○○のお客様だったが、訪問してどうだった」
●「お客様は、何か言っていたか」
１社訪問について、３分もあれば、この会話のやり取りはできるでしょう。（最大でも１０分以内）
この質問、大事なので、もう一度、繰り返します。
●「今日訪問した、○○のお客様だったが、訪問してどうだった」
●「お客様は、何か言っていたか」
当社のクライアントで、この２つの質問の話をした時に、あるエリアの営業所長が、「ふざけているのですか」と真顔で言われたことを覚えています。
あまりにも、簡単な言葉すぎて、自分たちがバカにされているように感じたからです。
このコラムを読まれている、あなたは、いかがですか。
実は、この質問は、営業リーダー以上の方には、あることを試しています。
さて、何を試しているのでしょうか。
この質問の意図を理解しようとしているかです。
質問の意図とは、考え方です。
言葉の中身だけに反応しているということは、考え方がなく、何を言うかの言葉の手法に振り回されているとうことです。
言っている意味は理解できるでしょうか。
では、今回の２つの質問の意図は何になるでしょうか。
質問１：「今日訪問した、○○のお客様だったが、訪問してどうだった」
これは、訪問目的を確認することが狙いです。
この回答で、どのような訪問目的を持って訪問しているかを見抜くことができます。
できる営業スタッフは、訪問前に訪問目的のゴールを明確にして、仮説を持って訪問をしています。
釈迦に説法ですが、この目的をどのようなものにするかによって、成果が変わることは言うまでもありません。
質問２：「お客様は、何か言っていたか」
これは、お客様とどのような対話をしているかを確認することが狙いです。
種まきツールを配ることだけや人間関係の雑談だけしかしていない営業スタッフは、お客様からニーズの言葉を聞き出すことはできていません。
「お客様は特に何も言っていませんでした」の言葉を平気で発言する営業スタッフは、一方的な話しだけか、訪問目的のない人間関係構築だけのルート営業しかできていないことが見抜けます。
この２つの質問だけで、訪問目的とお客様との対話が見抜けますので、営業スタッフに対して色々なアドバイスをすることができます。
ちなみに、私が３０代半ばで、クライアントの営業拠点の力量を把握するために、２週間常駐することがありました。
この時、日報を通じて、この２つの質問をするだけで、その拠点の営業スタッフの力量を把握して、問題点も見抜くこと等をやっていました。
なぜなら、たったこの２つの質問だけで、できる営業スタッフと凡人の営業スタッフの回答の質が違うので、力量を瞬時に見分けることが可能になるからです。
そして、この会話のやり取りから、営業スタッフが抜けている着眼点等のアドバイスを行っていました。
たった、この２つの質問を行うことで、営業の虚偽の日報の報告もなくなりました。
なぜなら、質問で回答できなければ、虚偽が分かってしまうからです。
あなたの会社では、日報が報告で終わっているでしょうか。それとも単なる営業活動の記録書になっているでしょうか。
もし、記録書になっていれば、このたった２つの質問をすることをお勧めします。（考え方が明確になっていれば、質問項目を追加しても大丈夫です。簡単と言う意味であえて２つにしています）
１人の営業スタッフに対して、３分もあれば実施可能です。（最大でも１０分）
そして、営業日報も活動結果の報告から、活動計画に変われば更なる成果が見込めます。
そう、営業日報は活動結果ではなく、活動計画が真の目的だからです。
これが、分かっている会社は、営業日報で成果を確実に出しています。
これについては、また、コラムで掲載します。
まずは、日報が活動記録書で終わっていないかをチェックしてみてください。
活動記録書になっていれば、改善ができます。
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