仕組みで売れる体制づくり「営業の成約達人」の仕組みの作り方-第356話営業会議の議事録を30分以上もかけて作成しているのは非効率です 2024年12月28日

354話のコラム記事で、生産性を重視する営業会議において大切にすべき着眼点について、読者から次のような感想をいただきました。

「現在、若手の営業スタッフに会議の議事録を作成してもらっていますが、議論の内容を記録する事に重点が置かれていました」

「今後は、何が決まったのか、その決まったことの検証の報告を意識して、会議を行い、それを議事録として残していきます」

このコメントは、３５４話のコラム記事に掲載している、以下の図を参考にしているものと推測されます。

コメントには、何も問題はないのですが、一点だけ気になったことがありましたので、コラム記事として補足しておきます。

何を補足するのかというと、会議の議事録は人が作成するのではなく、AIを使って作成して欲しいということです。

２時間の会議の議事録であれば、AIが出力し人間が加筆修正しても１０分程度で作成できます。

人が議事録作成する場合は、会議メモをワード等に入力していくと、３０分以上の時間を使っています。

そして、３０分以上の時間を要した議事録でも、中身を見ると、会議の論点が上手くまとまっていなかったりします。

ここで、議事録のフォーマットの議論は避けますが、当社では、会議議事録においては、何を検討したのかと何が決まったのかの２項目は記載していただくようにしています。

特に、期限付きで行動に移せない曖昧な会議は会議ではなく、報告会（あるいは発表会）であると考えています。

AIを活用した議事録は、検討内容と決定事項を具体的に記載するため、会議の論点を明確にまとめることができます。

そして、AIは正直なので、AIが抽出した議事録を見ると、会議で何も決まっていなかったことも分かってしまいます。

このことから、当社では、議事録作成にはAIを活用することを強くお勧めしています。

では、どの議事録作成AIを使えばよいのか。

Google検索では、SEO対策の影響を受けるため、必要な情報を上手く入手できないことがあります。そのため、AI検索のジェンスパークで「お勧めの議事録作成AI」を検索すると、どのような選択肢があるのかを知ることができます。

「でも、どれが良いのかわからない・・・」というのが正直なところです。無料版で試してから有料に切り替えて欲しいのですが、議事録作成において、初めて実施する時にお勧めしている方法があります。

これを試すだけで、もう、議事録作成は、AIで十分であることを体感できます。

ステップ１：ラインのクローバーノート　https://clovanote.line.me/　で音声記録を取得します。（ユーザーデータ取得は非同意にしておいてください）一人、月３００分まで無料で使えます。

ステップ２：ラインのクローバーノート　https://clovanote.line.me/　の音声記録をテキストファイルにして自分のメールにテキストファイルを送信します。

ステップ３：テキストファイルをAIに読み込ませます。読み込ませるAIは、ジェンスパーク　https://www.genspark.ai/　のエージェントの一般チャットから、GPT-4o、Claude3.5　sonnet、Gemini 1.5proから好みのモデルを選択して、次のプロンプト（指示）を入力します。（１カ月は無料なので、どのモデルが自社に合っているのかを試してください、ただ、無料で使う場合、会議内容に機密情報がある場合は、有料に切り替えてください）

ステップ４；次の２つのプロンプトAIに入力します。

「ファイルの議事録から何を検討して何が決まったのかを教えて」ここでは、曖昧な回答がされるので、続けて次の質問を入力します。「もっと詳しく教えて」

これだけで、驚くほどの内容をAIはまとめてくれます。もっと詳しい議事録が必要であれば、「もっと詳しく教えて」をさらに追加で入力します。

これで、所要時間は５分ほどです。

次に、このAIがアウトプットを議事録に加筆修正を行います。所要時間として３～５分です。

トータルで議事録作成にかかる時間は１０分です。

ある会社では、女性事務員が２時間の会議に参加して、そこから議事録作成に３０分ほど時間をかけてまとめていたので、議事録作成にかかる時間は２時間３０分でした。

これが、１０分で作成できるので、大幅な時間短縮になります。それよりも、AIを使うことで生産性が高まったのは、会議内容が無意味なものが多かったことが分かったということです。（決まったことが曖昧なままになっていた等）

今回は、議事録作成をＡＩ活用する事例を紹介いたしましたが、営業現場でもＡＩは色々な活用ができます。（メールDMや郵送DM等）

これは、単純に「知っているか」、「知っていないか」だけの差です。

情報サービス系の企業において、議事録作成はAIに移行していることも聞いています。

2025年の3月以降は、生成AIを活用している会社は30％を超えるとも言われています。（検索はグーグル検索からＡＩ検索に変わっていくことを予想しています）